Hacer facturas con WordPress y Sliced Invoices

Como ya te he comentado muchas veces, una de las grandes cualidades de WordPress es que nos permite hacer casi cualquier cosa. Hoy te explico cómo hacer facturas con WordPress y Sliced Invoices.

¿Qué es Sliced Invoices?

Se trata de un plugin gratuito de WordPress, que puedes descargar desde el repositorio, y que te permite realizar presupuestos y facturas a tus clientes y cobrarlas directamente a través de una pasarela de pago.

El plugin te crea un programa de facturación con las funciones nativas de WordPress para que su manejo te resulte de lo más fácil e intuitivo.

Además tiene muchas opciones que te permiten la máxima personalización, como la plantilla, los productos, la moneda, la forma de pago, etc… e incluso lo puedes integrar con GravityForms o con Contact Form 7.

A grandes rasgos, el funcionamiento del Sliced Invoices es el siguiente:

• Creas un presupuesto con WordPress y se lo envías a tu cliente.
• El cliente lo recibe, lo revisa, y tiene dos opciones: Botón Aceptar y Botón Rechazar.
  • Al hacer clic en el botón Aceptar, recibes automáticamente un aviso y se genera una factura a partir del presupuesto, que deberás revisar y enviar al cliente para su pago.
  • Si elige el botón de Rechazar, le aparecerá un mensaje en la pantalla dándole las gracias y dejando la puerta abierta para otra colaboración. Tú recibirás un aviso de rechazo.
• Cuando el cliente recibe la factura, ésta lleva incluido un botón para que pueda pagarla directamente a través de PayPal o Stripe, quedando confirmado de forma inmediata.

Instalar Sliced Invoices

Para poder facturar con WordPress,, lo primero que debes hacer es descargar, e instalar el plugin y configurarlo.

Una vez que instales y actives el plugin, verás que se te crean varios iconos por separado en el menú lateral del back end: uno se llamará igual que el plugin (e incluirá las opciones de ajustes y más arriba tendrás otros dos iconos: Facturas y Presupuestos (que servirán para crear los documentos).

Ajustes generales

Dentro de esta opción, deberás configurar una serie de ajustes para que el plugin se adecúe a tus necesidades. Verás que aparece una pantalla con distintas pestañas

General

Elige el día de inicio y fin del ejercicio económico (normalmente 1 Enero / 31 Diciembre).

Además, tienes la opción de incluir si quieres, las líneas de productos predefinidas.

Estas líneas, deberán estar en este formato, incluyendo los signos de separación |

Cantidad | Título | Precio | Descripción.

Empresa

En esta pestaña debes configurar los datos de tu empresa (logotipo, nombre, dirección datos fiscales y web)

Presupuestos / Facturas

En estas secciones puedes configurar las opciones generales para los presupuestos y facturas, tales como la numeración inicial, los prefijos y sufijos de esa numeración, la validez del presupuesto, así como las condiciones que le aparecerán en la pantalla al cliente y las notas que quieras incluir en el pie de página del documento.

En la sección de presupuestos, también tienes otras opciones que te van a permitir insertar (o no) el botón que te comentaba antes de “Aceptar Presupuesto” y elegir qué acción quieres que haga Sliced Invoices al pulsar: convertir en factura y enviarlo al cliente, dejarla pendiente de revisión, crear y guardar el presupuesto, etc..

Además, puedes personalizar todos los mensajes que van a ir apareciendo en las ventanas emergentes al cliente al aceptar y rechazar los presupuestos e incluso elegir la plantilla con la que se diseñará el presupuesto y la factura.

Pagos

Desde aquí podrás configurar la moneda, los separadores, decimales, y anotar un método de pago (por ejemplo un número de cuenta bancaria) que aparecerá en el documento.

Es posible adquirir complementos para añadirlos al plugin base y establecer otros métodos de pago, como stripe o paypal o impuestos o recargos adicionales. En ese caso te aparecerían en esta misma pantalla.

Impuestos

Aquí debes configurar la tasa de impuestos, el nombre y si tus precios lo incluyen o lo excluyen cuando los introduces.

Correos Electrónicos

En esta pantalla te aparecerán las opciones para configurar los textos, así como los remitentes de los emails que recibirá tu cliente junto al enviarle un documento, pero también los emails que te llegarán a ti avisándote cuando tu cliente acepte o rechace presupuestos, pague facturas… etc

Además también tendrás la posibilidad de configurar recordatorios que se enviarán a tu cliente cuando no se haya procedido al pago de una factura.

PDF

En la pestaña de PDF podrás configurar opciones para modificar la plantilla que trae por defecto Sliced Invoices, aunque se trata de un addon extra que no viene incluido con la versión gratuita.

Traducir

En esta sección puedes escribir manualmente la traducción de las principales cadenas de texto que usa Sliced Invoices a la hora de construir los documentos

Crear presupuestos con Sliced Invoices

Para poder crear presupuestos con WordPress y Sliced Invoices, debes acceder a la opción que se te ha creado en el menú del backend llamada “Presupuestos“.

Dentro de esta opción, a su vez, tienes otra dos: Ver todos los presupuestos y Añadir un nuevo presupuesto.

Si haces clic sobre esta última, te aparecerán en la pantalla estas opciones:

Desde esta pantalla podrás crear un presupuesto a medida, como si se tratara de una entrada eligiendo todos los parámetros, tales como:

• Productos
  • Cantidad, título, descripción, precio unitario, impuestos, descuentos…
• Cliente
• Número de presupuesto
• Fecha
• Ajustes de pago e impuestos
• Términos y condiciones

Una vez cumplimentados todos los campos, debes dar al botón que pone “Publicar” y el presupuesto será enviado de forma automática a tu cliente si así lo decidiste en los ajustes generales.

En caso contrario, desde la opción Presupuestos > Todos los presupuestos, te aparecerá un listado con todos los que has creado y, junto a cada uno, a través de unos pequeños iconos, la opción para descargar el PDF (necesitas una extensión premium) o enviarlo directamente por email.

Una vez enviado, el cliente recibe un email con un enlace para visualizar la factura, donde le aparece algo similar a este ejemplo:

Como puedes apreciar, en la parte superior, el cliente ve dos botones con las correspondientes opciones para Aceptar o Rechazar el presupuesto.

En el caso de que lo acepte, te llegará un aviso informándote de ello y el presupuesto se convertirá en factura. Ahora deberás buscarla, por tanto, en el listado de facturas y enviársela nuevamente al cliente haciendo clic sobre el icono del sobre.

Si configuraste una pasarela de pago en los ajustes generales, tu cliente encontrará un botón para realizar el pago directamente con tarjeta.

En caso contrario, en la factura se imprimirán de forma automática tus instrucciones de pago (transferencia, cheque, ingreso en paypal.. etc)

Hacer facturas con Sliced Invoices

En el caso de que quieras emitir directamente una factura con WordPress sin realizar previamente un presupuesto, lo puedes hacer de la misma manera que se crean los presupuestos, pero haciendo clic sobre “Facturas > Añadir nueva factura” en lugar de hacerlo sobre el apartado presupuestos.

Addons Premium de Sliced Invoices

Si quieres automatizar y personalizar aún más las opciones de Sliced Invoices, puedes adquirir un pack de addons de Sliced Inoices, que te ofrece las siguientes opciones extra:

• 2Checkout Payment Gateway. Te permitirá aceptar pagos de las facturas con tarjeta a través de la pasarela de pago de 2Checkout.
• Additional Tax Extension. Añade un segundo impuesto o recargo
• Better URL Extension. Cambia las URL de las facturas o presupuestos online por otras más integradas con tu dominio.
• Braintree Payment Gateway. Acepta pagos con tarjeta a través de esta pasarela de pago.
• Client Area Extension. Crea un área segura dentro de tu WordPress para que tus clientes puedan acceder, imprimir, consultar y exportar sus presupuestos y facturas.
• Deposit Invoices Extension. Con esta extensión podrás crear por separado facturas de depósito de un presupuesto aceptado.
• Easy Translate Extension. Te dará la opción de traducir textos de las facturas, presupuestos y sus respectiva plantillas.
• Gravity Forms Extension. Podrás crear fácilmente presupuestos y facturas a través de un formulario de GravityForms. Cada entrada enviada se convierte automáticamente.
• PDF Invoice Extension. Con esta extensión podrás descargar e imprimir las facturas en PDF y modificar el estilo de los emails en HTML.
• Recurring Invoices Extension. Para poder crear fácilmente facturas recurrentes.
• Secure Invoices Extension. Impedirá el acceso a las facturas a cualquiera que no lo haga a través del link enviado.
• Stripe Payment Gateway. Te permitirá aceptar los pagos de las facturas con tarjeta por medio de esta pasarela de pago.
• Subscription Invoices Extension. Podrás crear fácilmente facturas de suscripción con pagos recurrentes.
• WooCommerce Extension. Te permitirá crear facturas a través de los pedidos de WooCommerce.

Conclusión

Como ves, hacer facturas con WordPress resulta muy fácil a través de Sliced Invoices. El cliente recibe el presupuesto, lo acepta, se convierte en factura y lo paga online.

¿Has usado alguna vez este plugin u otro similar para facturar con WordPress a tus clientes? Cuéntanos cómo ha sido tu experiencia. Deja tu comentario debajo y compártelo con otros usuarios.