Reservas online con WordPress

Si eres de los que utilizas WordPress para vender servicios online, es muy probable que te interese que tu cliente pague por adelantado, al pagar la reserva, pa evitar perder dinero si decide no acudir a la cita. Hoy te explico cómo vender reservas con WordPress.

¿Qué servicios son reservables?

En realidad, casi todos los servicios son reservables, pero por ejemplo podrías ofrecer esta opción para servicios de formación, consultoría, asesorías legales, clinicas dentales, servicios de spa, belleza, peluquería, clínicas privadas… es decir, cualquier servicio con un precio cerrado que quieras ofrecer un día y a una hora determinada.

¿Cómo funcionan las reservas online con WordPress?

El funcionamiento general es muy fácil de entender:

• El cliente elige el servicio en tu sitio web
• Selecciona empleado (si hay varios)
• Selecciona ubicación (si tienes varios centros)
• Elige día y hora de los que se muestran disponibles en un calendario
• Paga la reserva por anticipado
• Recibe la confirmación

¿Cómo vender servicios reservables con WordPress?

Existen distintas formas de vender servicios con reserva previa a través de WordPress, pero en este post te voy a explicar cómo hacerlo de una forma muy sencilla, utilizando el plugin WPAmelia.

Se trata de un plugin premium, totalmente personalizable. Nada más instalarlo, nos aparecerá una nueva opción en el menú de administración de WordPress, con el nombre y el icono del plugin: Amelia.

Configuración

Para poder utilizar de forma correcta el sistema de reseras de Amelia, debemos comenzar por la opción de Configuración. En ella nos encontramos distintos parámetros que debemos ajustar.

• General. Aquí debes configurar el tiempo que durará, por defecto, los servicios reservables que vayas a poner a la venta, la anticipación con la que el cliente puede hacer una reserva y los tiempos en los que el cliente puede cancelar su reserva como máximo. También podrás decidir desde aquí si quieres que tus empleados gestionen su propia agenda y administren sus reservas.
• Empresa. En este apartado puedes poner el logotipo, nombre, web y teléfono de tu negocio.
• Notificación. En esta opción puedes decidir el formato con el que se enviarán los emails de notificaciones (php, wp mail, smtp, etc) así como el nombre y dirección email del remitente que aparecerá en los correos.
• Horas laborables. Te permite fijar el horario en que tu negocio permanece abierto o cerrado así como los días festivos o de descanso.
• Pagos. Desde aquí podrás decidir los métodos de pago: en el establecimiento, con cupones, con WooCommerce, con Paypal, con Stripe, etc
• Google Calendar. Esta opción permite sincronizar tu Google Calendar con tus reservas para que puedas controlarlo desde cualquier lugar.
• Etiquetas. Gracias a este apartado, podrás escribir manualmente el nombre con el que quieres definir a los empleados (por ejemplo profesores, peluqueros, asistentes, gestores, etc..) y el de los servicios.

Ubicaciones

En el caso de que estés creando reservas para negocios físicos, debes definir la ubicación u ubicaciones (si tienes varios locales) desde Amelia > Ubicaciones.

Aquí lo único que tienes que hacer es introducir el nombre y la dirección de cada establecimiento y elegir el icono que quieres mostrar en el mapa.

Notificaciones de correo

Desde esta opción podrás configurar los textos de las notificaciones que recibirán por email el empleado y el cliente. Por defecto vienen en inglés, así que tienes que traducirlas a tu idioma.

En todos ellos puedes utilizar los códigos que se sustituirán por el texto correspondiente. Tienes un listado en la parte superior derecha de esa pantalla.

Cliente

• Reserva aprobada
• Reserva pendiente
• Reserva rechazada
• Reserva cancelada
• Reserva re-programada
• Recordatorio de reserva
• Seguimiento de reserva
• Felicitación de aniversario

Empleado

• Reserva aprobada
• Reserva pendiente
• Reserva rechazada
• Reserva cancelada
• Reserva re-programada
• Recordatorio de reserva

Empleados

Después de realizar los ajustes básicos de Amelia, necesitarás crear los empleados que posteriormente asignarás a los servicios que quieras poner a la venta.

Para ello bastará con ir hasta la opción Amelia > Empleados. Ahí encontrarás un botón azul arriba a la derecha que pone «Añadir empleado».

En la ficha de cada cliente deberás cumplimentar el nombre, apellidos, email y horario de trabajo (no confundir con el horario de apertura del negocio). También tienes que añadir los días de descanso del empleado y sus vacaciones.

Servicios

Ahora ha llegado el momento de definir los servicios reservables que quieres poner a la venta, y para ello debes acceder a Amelia > Servicios.

Antes de crear el servicio en sí, tienes que crear una categoría a la que asignar después el servicio. No te preocupes, se trata sólo de un nombre para que el plugin pueda organizarse.

Después de esto, ya podrás dar al botón «Añadir servicio» en la parte superior derecha de la pantalla y comenzar a introducir datos en el formulario.

Para crear un servicio debes definir el nombre, categoría, duración, el precio, los empleados que pueden prestar el servicio y las personas máximas y mínimas que pueden acudir con una reserva.

Además, tienes la posibilidad de añadir opciones extra para cada servicio, con su precio correspondiente.

Personalización

Antes de poner online tus servicios, no olvides personalizar el aspecto del formulario de reservas online. Para ello lo puedes hacer desde Amelia > Personalizar. Ahí encontrarás una pantalla similar a esta:

Aquí podrás elegir los colores de fondo y del texto, y el tipo de fuente. Además, también puedes añadir campos extra para que cumplimente el cliente a la hora de enviar la reserva.

Administración

Desde la opción de Amelia > Administración tendrás acceso a un panel con una visión resumida de toda la actividad de tu negocio: visitas, conversiones, reservas, ingresos, clientes, etc.

Podrás mostrar las estadísticas por rangos de fechas, eligiéndolos en la parte superior derecha de la pantalla.

Calendario

Desde Amelia > Calendario podrás echas un vistazo a la agenda para toda la semana, mostrando un listado con las reservas que tienes anotadas para cada día y hora.

En el caso de que necesites crear una reserva de forma manual, podrás hacerlo desde el botón que tienes arriba a la derecha en esta pantalla.

Reservas

A través de esta opción accederás a la agenda para cada día, pudiendo filtrar el contenido por servicio, empleados, categoría, nombre del cliente, etc.

También desde esta opción puedes añadir reservas manuales utilizando el botón de la parte superior derecha.

Cobros

Desde esta opción puedes listar los cobros que has realizado a través de los distintos métodos de pago que establecieras en la configuración.

Además, en esta opción está también una pestaña llamada «Cupones» donde podrás ver el listado de los cupones que tienes activos o bien crear uno nuevo utilizando el botón que tienes arriba a la derecha.

Conclusión

Amelia es uno de esos plugins imprescindibles si quieres establecer un sistema de reservas online para poder atraer a más clientes a tu negocio, ya sea físico u online.

La configuración es realmente sencilla y la interfaz de cara al usuario es muy limpia, a la par que elegante.

¿Utilizas un sistema de reservas online con WordPress? Cuéntanos cuál. Deja tu comentario debajo y comparte tu opinión con otros lectores.