El back end de la #WCMadrid

Dicen que una WordCamp no termina hasta que no escribes sobre ella, y este año tenemos tantas, que, aunque nos dé pena, lo mejor es acabarla para poder empezar a preparar la siguiente, así que hoy voy a contarte mi experiencia vivida, a título personal, en la WordCamp Madrid 2018, aunque en este caso te contaré como lo he vivido desde dentro.

Colaborar en la WordCamp Madrid 2018

Desde que empecé mi andadura en este mundo de WordPress, han sido ya varias las WordCamps a las que he podido acudir, aunque a todas ellas en calidad de asistente, a disfrutar de las ponencias de expertos, a hacer nuevos contactos, a disfrutar de la compañía y, a medida que pasa el tiempo, a saludar ya a muchos amigos y personas afines.

En esta ocasión, se celebraba la segunda WordCamp de la comunidad WordPress Madrid y atendí a la llamada a Voluntarios, porque otros compañeros lo hicieron anteriormente en otras WordCamps para que yo pudiera disfrutar del evento. Ahora había llegado el momento de aportar yo mi colaboración para que otros pudieran descansar y, sin duda, donde mejor podría hacerlo en la ciudad donde vivo, sin depender de horarios de autobuses, trenes de largo recorrido o aviones, sin prisas.

Así pues, tras ser aceptado por la organización, pasé a formar parte de un grupo de 20 personas: algunos conocidos de la comunidad, de meetups, de otras WordCamps… y otros a los que no conocía de nada.

Los preparativos del evento

Desde el momento en que nos aceptaron como voluntarios, la comunicación con el equipo de organización fue constante, a través de emails, grupo de Whatsapp y Slack. Pablo López fue el encargado de coordinar a todos los voluntarios.

El primer encuentro físico fue el viernes 20 desde la 15.30 en La Nave Boetticher de Madrid, donde se iba a celebrar el evento central de la WordCamp Madrid 2018 el día siguiente.

Allí tuvimos la oportunidad de presentarnos al resto de voluntarios y conocernos personalmente la mayoría de nosotros.

Durante toda la tarde estuvimos preparando el material que entregaríamos al día siguiente y, adecuando las instalaciones: colocar mesas, sillas y señalizaciones en el hall y montando los 3 tracks.

Además también nos explicaron el plan de evacuación del lugar, por si llegara a ocurrir algo que nos obligara a desalojar las instalaciones. Y también estuvieron los técnicos de sonido y audiovisuales toda la tarde montando los proyectores, escenarios, pantallas, altavoces… Pablo Poveda estuvo pendiente de que todo quedara perfecto.

La verdad es que estuvimos muy agusto todos y el tiempo se pasó volando… ahora de ahí tocaba salir corriendo directamente hacia la cena!

La cena de ponentes

Una de las reivindicaciones que he hecho alguna vez, cuando he comentado mi experiencia de otras WordCamps, ha sido la de incluir en la cena de ponentes, organizadores y patrocinadores (que se celebra el día anterior de la WordCamp) también a los voluntarios, porque a mi entender, también había que reconocer y recompensar de algún modo el trabajo de todos los ellos.

Es evidente que esa idea no sólo se me ocurrió a mi, sino que más personas ya habían pensado en ello. Y en esta WordCamp Madrid 2018 la organización entendió que los voluntarios también debían estar presentes en esta cena.

La diferencia respecto de WordCamps anteriores fue que, en lugar de organizar una cena “formal” donde todos estuviéramos sentados en una mesa comiendo un menú, ésta se hizo en formato “cocktail”, con un servicio de cátering.

De la primera forma, únicamente hubiéramos podido hablar más con los comensales que teníamos enfrente o al lado. La experiencia de todos los asistentes fue muy gratificante, ya que el hacer el cátering posibilitó que pudiéramos interrelacionarnos entre todos, presentarnos e intercambiar ideas y opiniones. En definitiva, que pudiéramos movernos por el local libremente para hablar unos con otros sin estorbar ni renunciar a la comida por ello.

Carla Saiz fue la encargada de organizar todo el tema de la cena y desde luego fue todo un acierto, desde mi punto de vista.

La cena acabó temprano y, algunos decidimos quedar con otros asistentes a tomar una copa antes de marcharnos a descansar. ¡Dicho y hecho!

Sábado: el gran día

Por fin llegó el gran día: el sábado 21 de Abril a las 7:45 era la hora del encuentro para acabar de preparar todo. Teniendo en cuenta que La Nave Boetticher no está en un lugar céntrico y que casi desde cualquier punto de Madrid requiere un tiempo en transporte público, imagínate a qué hora tuvimos que levantarnos el sábado…

Pero eran tantas las ganas que teníamos todos de que el evento saliera perfecto, que allí estábamos todos, puntuales a la cita.

En mi caso, me tocaba estar a primera hora en el registro de asistentes, por lo que estuve allí junto a otros compañeros preparando todo… y con Ignacio Cruz, que tuvo más paciencia que un santo con nosotros, explicándonos y ayudándonos a que todos los asistentes pudieran acreditarse para el evento, sin ninguna incidencia.

La llegada

Los primeros en llegar fueron los sponsors, coordinados por Fernando Tellado, para montar sus stands en el centro del venue. A él le tocó madrugar, después del currazo que tuvo la tarde anterior organizando todos los sliders que vimos en cada ponencia y entre cada una de ellas.

A la hora prevista abrimos las puertas y comenzaron a llegar los asistentes al mostrador de registro, donde habíamos organizado varias filas para poder atenderlos más ágilmente, según su primer apellido.

Junto con su acreditación, les estregamos una bolsa con todo el swag que mi amigo Dani Serrano se había encargado de preparar para la ocasión (una bolsa, una camiseta, una taza y diversas pegatinas) utilizando para ello los diseños que había creado Miriam Murciego.

Muchas de las cosas de las que hablo en este artículo, las estuve hablando con él en el episodio 70 de mi podcast.

A medida que iban recogiendo sus acreditaciones, iban pasando hacia el hall, donde, además de estar los sponsors, les esperaba un stand con 2 baristas, que estuvieran preparando exquisitos cafés durante todo el día para todo el que quisiera.

También habíamos preparado unas mesas en el centro donde hubo otros compañeros voluntarios encargados de que nunca faltara fruta, agua y refrescos durante todo el día.

Mauricio Gelves, nuestro Leader Organizer de esta WordCamp Madrid 2018 fue el encargado de inaugurar el evento en el auditorio principal y dar la bienvenida a todos los asistentes, aunque yo continuaba en la zona de registro y no pude verlo.

Después de la apertura, comenzaron las ponencias según el programa establecido, en tres tracks simultáneos. En cada charla teníamos que estar un organizador (responsable de ese track) y dos voluntarios para control de tiempo, micrófonos y asistir al ponente en caso necesario.

Chocolate y Churros

Mientras los asistentes acudían a las charlas a ver a sus ponentes favoritos, otro grupo de voluntarios recibían los churros y el chocolate de los proveedores y se encargaban de prepararlos en el hall para el desayuno.

El año pasado, recuerdo que el chocolate, churros y porras fue algo que tuvo gran éxito y, además, algo que no he vuelto a ver en ninguna otra WordCamp. Así que este año había que repetirlo y la verdad es que tuvo muy buena aceptación entre los asistentes y todos quedaron bastabte satisfechos.

Las horas libres

Otro detalle que tengo que agradecer a los organizadores es que nos permitiera a cada voluntario elegir tres ponencias a las que nos gustaría asistir como público y poder disfrutarlas.

En mi caso concreto, elegí la de Juan Hernando (al que además tuve la oportunidad de presentar) , que nos habló sobre la importancia de ser los dueños de nuestro contenido, Pablo Moratinos, que nos reveló sobre la fórmula química del éxito de nuestro sitio web, y la de Fernando Puente & Moncho Padrón, que nos hablaron sobre las principales razones por las que debemos quedarnos con WordPress para llevar a cabo nuestros proyectos.

También estuve en las charlas de Santiago Jiménez, que nos estuvo contando cómo crear una red de podcast a partir de un blog, en la de Rocio Valdivia, que nos dejó claros varios puntos sobre la Comunidad WordPress y en la Piccia Neri que nos estuvo dando algunas nociones sobre cómo aplicar los principios básicos del Gestalt al diseño web

La comida

En 2017, los organizadores optaron por un servicio de cátering para la comida, pero en la WordCamp Madrid 2018 también se modificó esto y, en su lugar, este año habíamos contratado menús individuales.

Además de la bebida y la fruta que continuaba en las mesas centrales, a cada asistente se le entregó una caja de cartón que contenía un sandwich, una ensalada, un trozo de tarta, una botella de agua, un juego de cubiertos desechables, una servilleta y una lata de refresco o cerveza.

A todos nos desespera un poco hacer colas, así que aquí también fuimos un grupo de voluntarios a repartir las cajas rápidamente a los asistentes  y en pocos minutos estaban todos servidos y saboreando su comida.

Este ratito de comida lo aprovecharon muchos para hacer networking con otros asistentes o para pasar por los stands de los patrocinadores o incluso para acercarse a los ponentes y hacerles aquellas preguntas que se les quedaron en el tintero.

Recuerdo que yo estuve saludando a algunos de los suscriptores de mis cursos e intercambiando puntos de vista con Fernando Puente, al que estuve felicitando por su idea de establecer la Fila Cero en la WordCamp de Irún para todo el que quiera colaborar y no pueda asistir.

Y también estuvimos hablando sobre la forma en que se podría potenciar aún más el networking entre personas que quizás vayan solas a las WordCamps o que no se atrevan a ir justamente por no estar sólos… ¡Muy buena idea también Fernando!

La merienda

Mientras continuaban las ponencias, empezamos a recoger todos los envases de los menús de la comida y a preparar las mesas para la hroa del café: más termos, vasos, leche y pastas.

En cuando los asistentes volvieron a los tracks, recogimos de nuevo, movimos las mesas a otro lugar y empezamos a limpiar el hall para ir adelantando trabajo.

En este caso empezamos a montar bebidas y snacks para la after party que tendría lugar un rato después

La mesa redonda

Después de la última charla, estábamos todos citados en el Auditorio para asistir a una mesa redonda donde cuatro grandes ponentes debatían sobre el futuro de WordPress.

Esta es otra de las ideas que creo que deberían replicarse en todas las WordCamps dada su aceptación.

La verdad es que el tiempo del debate se hizo corto… y todos nos quedamos con ganas de ver ese duelo de titanes entre Rocio Valdivia y Fernando Tellado hablando de Guttenberg…

La Clausura

Inmediatamente después del debate, Mauricio Gelves fue también el encargado de clausurar la jornada del sábado, agradeciendo a ponentes, sponsors, organizadores y voluntarios todo su trabajo, esfuerzo y dedicación y emplazándonos para el día siguiente, en el Contributor Day. Sin duda fue un momento muy emotivo.

También en este momento, los patrocinadores hicieron algunos sorteos entre los asistentes… incluso algunos tuvieron mucha suerte y consiguieron regalos dobles!

La After Party

Este año, por un cúmulo de circunstancias, no se pudo encontrar un sitio con la capacidad suficiente que estuviera dispuesto a ofrecer un descuento a todos los asistentes para tomar unas copas, por lo que se tuvo que buscar otra alternativa.

Como bien estuve comentando con Pablo Moratinos, este caso se encontró de una necesidad una virtud, y se optó por celebrar la After Party en el mismo recinto, justo después de la clausura.

Aunque el presupuesto no llegaba para copas, sí que tuvimos refrescos, cervezas artesanas de Madrid, snacks, algunos sandwiches y buena música.

Al ser en el mismo sitio, se consiguó por un lado que hubiera asistentes hasta el final del evento y, además, que esas personas se quedaran también a la after party, sin tener que marcharse primero a casa y de ahí salir hasta el lugar elegido para la fiesta.

Aquí ya estuve un poco más relajado y tuve ocasión de charlar con Oscar Abad y Fernando García Rebolledo, dos cracks muy locos y conductores de los podcasts GenesisTotal y Repositorio WordPress. También estuvimos hablando sobre Guttenberg!

También pude saludar a mis tres maños favoritos: Samuel Aguilera, Alejandro Gil e Israel Escuer y charlar un rato sobre plugins, congresos webs y algún episodio de mi podcast.

Volver a saludar a Ana Cirujano, Rafa Arjonilla y Gerardo García era otra de las tareas pendientes del día y aproveche este ratito para estar con ellos y hablar sobre sus nuevos proyectos profesionales y felicitarles por los logros conseguidos en este año que hacía que nos conocíamos.

Teníamos hora de cierre y teníamos que dejar el local vacío y limpio así que de nuevo nos pusimos manos a la obra todos los voluntarios y organizadores que quedábamos, incluso algunos asistentes: Dani Arenillas, Dani Téllez, Iván… gracias por echarnos una mano durante todo el evento también!

Recogido todo y terminada la fiesta hubo quien continuó en otro local del centro de Madrid, pero yo opté por volver a casa y así poder rendir más al día siguiente.

Contributor Day

Este ha sido uno de los Contrinutor Day donde más asistentes he visto. Éramos más de 120 personas entre asistentes, voluntarios, organizadores…

Aunque la gente fue llegando de manera escalonada y además se celebraba un evento deportivo en los alrededores que impedía acceder en coche o transporte público, la participación fue excelente desde primera hora.

Después de desayunar se organizaron seis mesas de trabajo: Core, Diseño, Soporte, Comunidad, WordPress TV y Traducción.

Los asistentes se repartieron según donde creían que podían aportar más y mientras, nosotros empezamos a preparar la comida. En este caso dimos pizza a todos los asistentes, ¡muy rica, por cierto!

Sobre las 17h, Maricio clausuró el Contributor Day con el resumen de lo que se habia avanzado en cada mesa y dimos por terminada la WordCamp Madrid 2018.

Tras despedir a los asistentes, nos pusimos a recoger, mover sillas y mesas, barrer, fregar, llevar cajas a la furgoneta… y dar todo por finiquitado.

El domingo también fue un día agotador

Conclusión

Aunque mi trabajo y el del resto de los compañeros voluntarios fue imprescindible el sábado y el domingo, nada de todo esto hubiera sido posible si 10 organizadores no hubieran estado dedicando parte de su tiempo libre a organizar el evento: Mauricio Gelves, Fernando Tellado, Ignacio Cruz, Pablo Poveda, Pablo López, Dani Serrano, Miriam, Álvaro Gómez y Xelo y Carla Saiz. Y no sólo antes, sino que el día del evento estuvieron arrimando el hombre como el que más.

Es evidente que una orquesta no suena bien por sí sola, aunque los instrumentos estén muy bien afinados y el músico sepa tocarlo si no tienen un buen director que lleve el compás.

Mi impresión y el feedback que he recibido y he visto en las redes es una satisfacción generalizada de asistentes, ponentes y sponsors en cuanto a la organización del evento y eso es para quitarse el sombrero por una coordinación inmejorable.

Lo cierto es que cuando acudía a cualquier evento, no me podía ni imaginar el enorme trabajo que hay detrás, la cantidad de personas que están regalando su tiempo para que otros estemos agusto.

Ha sido mi primera experiencia como voluntario en la WordCamp Madrid 2018. Ha sido un fin de semana agotador física y mentalmente, pero, a la vez, ha sido una experiencia inolvidable y que seguro que voy a repetir.

Gracias a todos los que habéis participado de algún modo en esta WordCamp y a todos los que os acercásteis a felicitarnos por la organización. Esas palabras, al menos a mí, me proporcionaban el subidón de energía que necesitaba para continuar las horas que faltaran hasta acabar.

Sé que aún faltan muchas WordCamps en España en este 2018, pero para mi, puedo decir que la WordCamp Madrid 2018 ha sido EL EVENTO DEL AÑO.

Mi agradecimiento especial a Pablo Moratinos y Álvaro Gómez por las magníficas fotos que tomaron durante el evento, algunas las cuales has podido ver en este artículo. ¡Échales un vistazo!

Ahora sí, se acabó la WordCamp Madrid. Hasta la próxima!